Funktionsübersicht
Diese Funktionen sind sowohl in der Standard- als auch in der Adaptable Version verfügbar.
Vertragsdatenerfassung
Eingabe der wichtigesten Vertragsdaten: Vertragsbeginn und -ende, Wert des Vertrages, Zuständigkeiten sowie Notizen.
Vertragsdokumente
Ablage der Dokumente und AGBs der Verträge sowie der unterschiedlichen Versionen.
Fristenverfolgung
Versendung von E-Mails an zuständige Mitarbeiter mit dem Link zum Vertrag in der Datenbank.
Automatische Vertragsverlängerung
Für die Verwaltung von zeitlich unbefristeten Verträgen.
Währungsverwaltung
Vertragswerte werden automatisch in die Hauptwährung umgerechnet.
Benutzerlöschung
Automatisierte Zuordnung der Verträge und Termine an neue Benutzer.
Such- und Filterfunktion
Standardfilter für die Anzeige nach Vertragspartner und Kostenstelle. Textsuche nach frei wählbaren Begriffen.
Notizen
Zu jedem Vertrag können Notizen hinterlegt werden.
Finanzielle Eckwerte
Erlöse oder Aufwendungen können mehreren Kostenstellen zugeordnet werden.
Vertragspartner
Verwaltung der Vertragspartner und deren Ansprechpartner.
Serienanzeige
Anzeige der verlängerten bzw. neuverhandelten Verträge pro Vertrag.
Abbild einer Firmenstruktur
…entsteht durch die Definition der Standorte (bzw. Gesellschaften) und deren Kostenstellen (bzw. Abteilungen).
Vertragsvorlagen
Speicherung von Vorlagen in der Datenbank, damit die Benutzer immer mit der aktuellsten Version arbeiten.
Benutzerkategorien
Zur Festlegung der Programm-Optionen sowie der Schreib-und Leserechte.
Benutzerverwaltung
Zur Festlegung der Zugriffsrechte auf Verträge pro Standort, Kostenstelle und Arbeitsgruppe gemäss Benutzerkategorie.
Fristenkalender
Übersichtliche Darstellung der offenen sowie anstehenden Fälligkeiten von Verträgen und Terminen pro Benutzer.
Standardberichte
Zur Auswertung der Daten nach Lieferanten, Terminen, Typen, Benutzer sowie finanziellen Werten. Exportfunktion zu einem Worksheet für weitere Analysen.
Datenimport
Zum Import bestehender strukturierter Daten aus Worksheets oder aus einem CSV-Format.
Datenexport
Zum Export von Vertragsdaten in ein Worksheet für weitere Analysen.
AES-Encryption
Vertragsdokumente werden im Hintergrund ver- und entschlüsselt.
Datenlöschung
Daten und Vertragsdokumente werden lediglich als gelöscht markiert, bleiben jedoch abrufbar.
Benutzersperre
Nach dreimaliger erfolgloser Anmeldung wird der Benutzer automatisch gesperrt.
Änderungsverlauf
Vorgenommene Änderungen an Verträgen werden mit Datum und Benutzerangaben protokolliert.
Dashboard
Sehen Sie auf einen Blick, wo Handlungsbedarf für Verträge und Termine besteht und informieren Sie sich über die Änderungen, die von anderen Benutzern vorgenommen wurden.
Die Adaptable-Version der Software beinhaltet zusätzlich folgende Funktionen:
Frei definierbare Datenfelder
Zur Speicherung vertragstypischer- bzw. firmentypischer Informationen.
Zuordnung von Datenfelder
Definierte Datenfelder können einem oder mehreren Vertragstypen zugeordnet werden.
Berichtsgenerator
Weitere, auf Ihre Organisation abgestimmte Berichte, können erstellt werden. Sie werden als “Privat” oder “Global” gekennzeichnet.
Indexverwaltung
Einzusetzen in der Verwaltung von Wertsicherungsklauseln, z.B. bei Mietverträgen.
HTML-Export
Export von Vertragsdaten in HTML-Format inklusive Vertragsdokumente, z.B. für Wirtschaftsprüfer.
Vertragsgenehmigung
Erstellen Sie auf Ihr Unternehmen abgestimmte Vertragsgenehmigungs-Workflows.