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Funktionsübersicht

Diese Funktionen sind sowohl in der Standard- als auch in der Adaptable Version verfügbar.

Vertragsdatenerfassung

Eingabe der wichtigesten Vertragsdaten: Vertragsbeginn und -ende, Wert des Vertrages, Zuständigkeiten sowie Notizen.

Vertragsdokumente

Ablage der Dokumente und AGBs der Verträge sowie der unterschiedlichen Versionen.

Fristenverfolgung

Versendung von E-Mails an zuständige Mitarbeiter mit dem Link zum Vertrag in der Datenbank.

Automatische Vertragsverlängerung

Für die Verwaltung von zeitlich unbefristeten Verträgen.

Währungsverwaltung

Vertragswerte werden automatisch in die Hauptwährung umgerechnet.

Benutzerlöschung

Automatisierte Zuordnung der Verträge und Termine an neue Benutzer.

Such- und Filterfunktion

Standardfilter für die Anzeige nach Vertragspartner und Kostenstelle. Textsuche nach frei wählbaren Begriffen.

Notizen

Zu jedem Vertrag können Notizen hinterlegt werden.

Finanzielle Eckwerte

Erlöse oder Aufwendungen können mehreren Kostenstellen zugeordnet werden.

Vertragspartner

Verwaltung der Vertragspartner und deren Ansprechpartner.

Serienanzeige

Anzeige der verlängerten bzw. neuverhandelten Verträge pro Vertrag.

Abbild einer Firmenstruktur

…entsteht durch die Definition der Standorte (bzw. Gesellschaften) und deren Kostenstellen (bzw. Abteilungen).

Vertragsvorlagen

Speicherung von Vorlagen in der Datenbank, damit die Benutzer immer mit der aktuellsten Version arbeiten.

Benutzerkategorien

Zur Festlegung der Programm-Optionen sowie der Schreib-und Leserechte.

Benutzerverwaltung

Zur Festlegung der Zugriffsrechte auf Verträge pro Standort, Kostenstelle und Arbeitsgruppe gemäss Benutzerkategorie.

Fristenkalender

Übersichtliche Darstellung der offenen sowie anstehenden Fälligkeiten von Verträgen und Terminen pro Benutzer.

Standardberichte

Zur Auswertung der Daten nach Lieferanten, Terminen, Typen, Benutzer sowie finanziellen Werten. Exportfunktion zu einem Worksheet für weitere Analysen.

Datenimport

Zum Import bestehender strukturierter Daten aus Worksheets oder aus einem CSV-Format.

Datenexport

Zum Export von Vertragsdaten in ein Worksheet für weitere Analysen.

AES-Encryption

Vertragsdokumente werden im Hintergrund ver- und entschlüsselt.

Datenlöschung

Daten und Vertragsdokumente werden lediglich als gelöscht markiert, bleiben jedoch abrufbar.

Benutzersperre

Nach dreimaliger erfolgloser Anmeldung wird der Benutzer automatisch gesperrt.

Änderungsverlauf

Vorgenommene Änderungen an Verträgen werden mit Datum und Benutzerangaben protokolliert.

Dashboard

Sehen Sie auf einen Blick, wo Handlungsbedarf für Verträge und Termine besteht und informieren Sie sich über die Änderungen, die von anderen Benutzern vorgenommen wurden.

Die Adaptable-Version der Software beinhaltet zusätzlich folgende Funktionen:

Frei definierbare Datenfelder

Zur Speicherung vertragstypischer- bzw. firmentypischer Informationen.

Zuordnung von Datenfelder

Definierte Datenfelder können einem oder mehreren Vertragstypen zugeordnet werden.

Berichtsgenerator

Weitere, auf Ihre Organisation abgestimmte Berichte, können erstellt werden. Sie werden als “Privat” oder “Global” gekennzeichnet.

Indexverwaltung

Einzusetzen in der Verwaltung von Wertsicherungsklauseln, z.B. bei Mietverträgen.

HTML-Export

Export von Vertragsdaten in HTML-Format inklusive Vertragsdokumente, z.B. für Wirtschaftsprüfer.

Vertragsgenehmigung

Erstellen Sie auf Ihr Unternehmen abgestimmte Vertragsgenehmigungs-Workflows.