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Fonctionnalités

Les fonctionnalités suivantes sont disponibles à la fois dans la version Standard- et dans la version Adaptable du logiciel de gestion de contrats, Contract Alert.

Données contractuelles

Saisie les principales informations d’un contrat, telles que les dates de début, de fin et d’expiration, la valeur du contrat, le responsable et les notes.

Documents contractuels

Stockage des copies des contrats, leurs conditions générales ainsi que leurs différentes versions disponibles.

Alertes électroniques

Envoi de notifications électroniques aux responsables de contrats, avec un lien vers le contrat correspondant.

Reconduction tacite du contrat

Renouvellement automatique des contrats permanents, vous permettant d’économiser du temps.

Gestion des devises

Conversion automatique de la valeur du contrat dans votre devise locale.

Suppression d’utilisateur

Attribution automatique des responsabilités à un nouvel utilisateur.

Fonctions de recherche et de filtrage

Fonctions de recherche et de filtrage faciles, permettant une récupération rapide des informations pertinentes.

Notes

Stockage des notes relatives au contrat.

Chiffres clés

Affectation des revenus et des dépenses à des centres de coûts multiples.

Partenaires contractuels

Gestion des prestataires et de leurs points de contact.

Affichage en série

Affichage de tous les contrats en cours, reconduits et récemment négociés.

Structure de la société

Définition des sites (ou des sociétés) et de leurs centres de coûts (ou des départements) pour l’attribution des contrats.

Modèles de contrats

Stockage des modèles de contrats dans une base de données, permettant aux utilisateurs de toujours avoir accès aux dernières versions.

Catégories d’utilisateurs

Définition des options des programmes et lecture / rédaction des autorisations attribuées à chaque catégorie d’utilisateur.

Gestion des utilisateurs

Définition des droits d’accès aux contrats par site, centre de coûts, groupes de travail et profils.

Calendrier des échéances

Affichage des événements et des contrats à venir.

Rapports

Pour analyser vos données par fournisseur, échéances, types de contrats, utilisateurs et valeurs financières. Utiliser la fonction d’exportation pour une analyse approfondie dans une feuille de calcul.

Importation des données

Importation des données structurées existantes à partir d’un fichier CSV.

Exportation des données

Exportation des données contractuelles vers un format Excel ou CSV pour une analyse approfondie.

Chiffrement AES

Les documents contractuels sont chiffrés et déchiffrés à l’arrière-plan.

Suppression des données

Les données et les documents contractuels sont marqués comme supprimés, mais peuvent être récupérés à tout moment.

Verrouillage utilisateur

Après trois tentatives d’accès infructueuses, l’utilisateur est automatiquement bloqué.

Historique des modifications

Tous les changements apportés aux contrats sont consignés par date et par utilisateur.

Tableau de bord

Voyez, en un clin d’œil, les démarches à réaliser sur les contrats et les événements. Soyez informé des changements effectués par les autres utilisateurs.

Les fonctionnalités supplémentaires suivantes sont exclusivement disponibles dans la version Adaptable de notre logiciel.:

Champs de données personnalisables

Stockage des informations typiquement utilisées par notre société ou dans un type de contrat spécifique.

Configuration des champs de données

Configuration de champs de données personnalisés, attribués à des types de contrats spécifiques.

Génération de rapports

Production de rapports spécialement adaptés à votre organisation. Les rapports peuvent être marqués comme « Privé » ou « Global ».

Gestion indicielle

La gestion des contrats est associée à l’indice du coût de la vie, par exemple pour les locations.

Exportation HTML

Exportation de toutes les données contractuelles vers un fichier HTML, y compris les documents contractuels pour les commissaires aux comptes, etc.

Flux d’approbation des contrats

Création du flux d’approbation des contrats, en fonction des besoins de votre société.