Fonctionnalités
Les fonctionnalités suivantes sont disponibles à la fois dans la version Standard- et dans la version Adaptable du logiciel de gestion de contrats, Contract Alert.
Données contractuelles
Saisie les principales informations d’un contrat, telles que les dates de début, de fin et d’expiration, la valeur du contrat, le responsable et les notes.
Documents contractuels
Stockage des copies des contrats, leurs conditions générales ainsi que leurs différentes versions disponibles.
Alertes électroniques
Envoi de notifications électroniques aux responsables de contrats, avec un lien vers le contrat correspondant.
Reconduction tacite du contrat
Renouvellement automatique des contrats permanents, vous permettant d’économiser du temps.
Gestion des devises
Conversion automatique de la valeur du contrat dans votre devise locale.
Suppression d’utilisateur
Attribution automatique des responsabilités à un nouvel utilisateur.
Fonctions de recherche et de filtrage
Fonctions de recherche et de filtrage faciles, permettant une récupération rapide des informations pertinentes.
Notes
Stockage des notes relatives au contrat.
Chiffres clés
Affectation des revenus et des dépenses à des centres de coûts multiples.
Partenaires contractuels
Gestion des prestataires et de leurs points de contact.
Affichage en série
Affichage de tous les contrats en cours, reconduits et récemment négociés.
Structure de la société
Définition des sites (ou des sociétés) et de leurs centres de coûts (ou des départements) pour l’attribution des contrats.
Modèles de contrats
Stockage des modèles de contrats dans une base de données, permettant aux utilisateurs de toujours avoir accès aux dernières versions.
Catégories d’utilisateurs
Définition des options des programmes et lecture / rédaction des autorisations attribuées à chaque catégorie d’utilisateur.
Gestion des utilisateurs
Définition des droits d’accès aux contrats par site, centre de coûts, groupes de travail et profils.
Calendrier des échéances
Affichage des événements et des contrats à venir.
Rapports
Pour analyser vos données par fournisseur, échéances, types de contrats, utilisateurs et valeurs financières. Utiliser la fonction d’exportation pour une analyse approfondie dans une feuille de calcul.
Importation des données
Importation des données structurées existantes à partir d’un fichier CSV.
Exportation des données
Exportation des données contractuelles vers un format Excel ou CSV pour une analyse approfondie.
Chiffrement AES
Les documents contractuels sont chiffrés et déchiffrés à l’arrière-plan.
Suppression des données
Les données et les documents contractuels sont marqués comme supprimés, mais peuvent être récupérés à tout moment.
Verrouillage utilisateur
Après trois tentatives d’accès infructueuses, l’utilisateur est automatiquement bloqué.
Historique des modifications
Tous les changements apportés aux contrats sont consignés par date et par utilisateur.
Tableau de bord
Voyez, en un clin d’œil, les démarches à réaliser sur les contrats et les événements. Soyez informé des changements effectués par les autres utilisateurs.
Les fonctionnalités supplémentaires suivantes sont exclusivement disponibles dans la version Adaptable de notre logiciel.:
Champs de données personnalisables
Stockage des informations typiquement utilisées par notre société ou dans un type de contrat spécifique.
Configuration des champs de données
Configuration de champs de données personnalisés, attribués à des types de contrats spécifiques.
Génération de rapports
Production de rapports spécialement adaptés à votre organisation. Les rapports peuvent être marqués comme « Privé » ou « Global ».
Gestion indicielle
La gestion des contrats est associée à l’indice du coût de la vie, par exemple pour les locations.
Exportation HTML
Exportation de toutes les données contractuelles vers un fichier HTML, y compris les documents contractuels pour les commissaires aux comptes, etc.
Flux d’approbation des contrats
Création du flux d’approbation des contrats, en fonction des besoins de votre société.