Avantages
Le logiciel de gestion de contrats ne vous aide pas seulement dans les tâches quotidiennes, mais vous offre également des avantages uniques.
Données consolidées
Avec une base de données centralisée, vous avez immédiatement accès aux dernières versions de vos contrats et vos modèles de contrats, toutes les données étant stockées dans un seul emplacement.
Alertes électroniques
Le logiciel de gestion de contrats envoie des alertes électroniques aux responsables de contrats, les informant des délais d’expiration de contrats imminents, afin qu’ils puissent être renégociés ou résiliés suffisamment à l’avance.
Confidentialité garantie
En attribuant les contrats à un département spécifique, vous vous assurez que les utilisateurs ont accès aux contrats et que les données y afférentes leur ont été exclusivement attribuées.
Détection de synergies
Le logiciel est particulièrement utile pour les sociétés présentes sur plusieurs sites, puisqu’il aide à détecter les synergies plus facilement.
La collecte des données en provenance de sites multiples facilite l’établissement rapide des fournisseurs et des coûts.
Base solide pour l’analyse et la budgétisation
Les données saisies peuvent être facilement utilisées pour des estimations futures, en triant tous les revenus et les dépenses par service ou par site, par mois ou année calendaire, simplifiant ainsi le processus de budgétisation basé sur des données précises.
Des rapports peuvent également être exportés vers une feuille de calcul pour une analyse complète et une estimation budgétaire.
Création de flux de travail clés
Les membres de l’équipe sont notifiés dès qu’une étape clé du contrat a été effectuée, permettant ainsi de passer à l’étape suivante de votre processus, telle que la maintenance, la facturation, etc.
Personnalisation des types de contrats
Chaque contrat et chaque entreprise possèdent ses données spécifiques à enregistrer. Pour ce faire, il convient de créer des champs personnalisés et de les attribuer à un type de contrat pour s’assurer que les données requises sont saisies.
Flux d’approbation des contrats
Faire approuver de nouveaux contrats par les départements correspondants, au sein de votre société, tels que le service juridique et la direction financière, pour éviter les surprises.