Darstellung Vertragsinformation

Sämtliche Vertragsinformationen werden auf unterschiedlichen Reitern zur Verfügung gestellt. Der Zugriff auf die einzelnen Reiter können pro Benutzer / Benutzerkategorie eingegrenzt werden.

Vertragstermine / Workflow

Einem Vertrag können eine beliebige Anzahl von Terminen hinzugefügt werden. Die Terminarten können Sie im Bereich der Einstellungen bestimmen. Nach Erledigung eines Termins kann der darauffolgende Termin automatisch angestoßen werden.

Im Screenshot wird als Beispiel der Termin „Rechnungsstellung“ automatisch angestoßen, sobald der Haupttermin „Inspektion“ als erledigt gesetzt wird.

Neben der Übersicht der Termine pro Vertrag können ebenso sämtliche Termine abgerufen und gefiltert werden.

Anmeldung

Nachdem sich ein Benutzer im System angemeldet hat, werden die nächsten fünf fälligen Verträge angezeigt, in denen dieser Benutzer als Zuständiger oder als Vertreter definiert wurde.

Die Anzeige des Kündigungsdatums erlaubt eine Einschätzung, wann Neuverhandlungen aufzunehmen sind.

Mit einem Klick auf den Vertrag (roter Text) werden die Vertragsdetails aufgerufen.

Kurzanzeige Vertragsinformationen

Durch das Bewegen des Cursors über das Infofeld [i] werden die wichtigsten Informationen des Vertrages in einem weissen Fenster angezeigt, inklusive den dazugehörenden Dokumenten. (der Vertrag selber, die AGB`s oder Schriftverkehr).

Mit einem Klick auf die Dokumentenbeschreibung (rot) wird das ausgewählte Dokument angezeigt.

Benutzerdefinierte Filter

Jeder Mitarbeiter benötigt unterschiedliche Vertragsinformationen. Die Einkaufsabteilung wird sich mehr für Fristen interessieren, die Finanzabteilung mehr für Vertragswerte bzw. Restwerte bis zur nächst möglichen Kündigungsfrist.

Damit jeder Mitarbeiter schnellstmöglich die für seine Aufgabe notwendigen Informationen erhält, kann jeder Benutzer individuelle Filter erstellen und speichern.

Diese Screenshots zeigen die Einstellungsdetails der Filter „Finance“ sowie der daraus resultierenden Datenausgabe.

Dokumente suchen

Damit Vertragsdokumente rasch am Bildschirm angezeigt werden können, besteht die Möglichkeit, sämtliche Dokumente pro Vertragspartner bzw. pro Vertrag anzeigen zu lassen. Mit einem Klick auf den Dokumentenname wird die Datei heruntergeladen und angezeigt.

Sonderfelder

Sonderfelder können angelegt und in der Vertragserfassungsmaske aufgenommen werden, damit Gesellschaftstypische oder Vertragstypische Informationen integriert werden können.

 

Nach der Anlage des Sonderfeldes können Sie es entweder allen Vertragstypen oder einzelnen Vertragstypen zuordnen.

Benutzerkategorien

Bei der Erstellung der Benutzerkategorien legen Sie fest, welche Optionen des Programms einer Gruppe von Benutzern zur Verfügung stehen soll. Auch können Sie festlegen, ob nur Leserechte vergeben werden oder auch Änderungen, Löschungen und Neuanlagen erlaubt sind.

Anlegen Benutzer

Bei der Anlage eines Benutzers legen Sie fest, welcher Benutzergruppe dieser zugehört sowie auf welche Kostenstellen und deren zugeordnete Verträge er zugreifen darf.

Standorte und Kostenstellen

Durch das anlegen von Standorten und Kostenstellen können Sie Ihre Firmenstruktur abbilden. Ein Vertrag wird immer einer Kostenstelle zugeordnet. Bei der Anlage der Benutzer legen Sie fest, auf welche Kostenstellen und die dazugehörende Verträge der Benutzer zugreifen darf.

Erinnerungsemail

Der im Vertrag festgehaltene zuständige Mitarbeiter sowie dessen Vertreter erhalten zum eingestellten Erinnerungsdatum automatisch ein E-mail.

 

Diese E-mail beinhaltet einen Link zum Vertrag, damit dieser sofort bearbeitet bzw. eingesehen werden kann.
Solange der Vertrag nicht bearbeitet wird, wird die Erinnerungsemail im 2 Tages- Zyklus erneut verschickt.

Daten Import

Bestehende strukturierte Daten können in die Software importiert werden. Für die Erstellung der Importdateien stellen wir Ihnen ein Worksheet zur Verfügung, wo Sie Ihre Daten einfügen können. Die so generierten CSV-Dateien können danach importiert werden.

Berichte – Budgethilfe

Die eingegebenen Daten können leicht auf die Zukunft projiziert werden und stellen die Aufwendungen und Erlöse übersichtlich sortiert nach Standort und Abteilung pro Kalenderjahr und Monat dar.

Der Budgetierungsprozess vereinfacht sich dadurch und basiert auf exakten Daten.

Berichtsgenerator

Mit dem Berichtsgenerator erstellen Sie weitere Berichte, damit Werte der von Ihnen angelegten Sonderfelder ausgewertet werden können.

Weitere Standard-Berichte