Berichtsgenerator
Mit dem Berichtsgenerator erstellen Sie weitere Berichte, damit Werte der von Ihnen angelegten Sonderfelder ausgewertet werden können.
Berichte – Budgethilfe
Die eingegebenen Daten können leicht auf die Zukunft projiziert werden und stellen die Aufwendungen und Erlöse übersichtlich sortiert nach Standort und Abteilung pro Kalenderjahr und Monat dar.
Der Budgetierungsprozess vereinfacht sich dadurch und basiert auf exakten Daten.
Erinnerungsemail
Der im Vertrag festgehaltene zuständige Mitarbeiter sowie dessen Vertreter erhalten zum eingestellten Erinnerungsdatum automatisch ein E-mail.
Diese E-mail beinhaltet einen Link zum Vertrag, damit dieser sofort bearbeitet bzw. eingesehen werden kann.
Solange der Vertrag nicht bearbeitet wird, wird die Erinnerungsemail im 2 Tages- Zyklus erneut verschickt.
Standorte und Kostenstellen
Durch das anlegen von Standorten und Kostenstellen können Sie Ihre Firmenstruktur abbilden. Ein Vertrag wird immer einer Kostenstelle zugeordnet. Bei der Anlage der Benutzer legen Sie fest, auf welche Kostenstellen und die dazugehörende Verträge der Benutzer zugreifen darf.
Anlegen Benutzer
Bei der Anlage eines Benutzers legen Sie fest, welcher Benutzergruppe dieser zugehört sowie auf welche Kostenstellen und deren zugeordnete Verträge er zugreifen darf.
Benutzerkategorien
Bei der Erstellung der Benutzerkategorien legen Sie fest, welche Optionen des Programmes einer Gruppe von Benutzern zur Verfügung stehen soll. Auch können Sie festlegen, ob nur Leserechte vergeben werden oder auch Änderungen, Löschungen und Neuanlagen erlaubt sind.
Sonderfelder
Sonderfelder können angelegt und in der Vertragserfassungsmaske aufgenommen werden, damit Gesellschaftstypische oder Vertragstypische Informationen integriert werden können.
Nach der Anlage des Sonderfeldes können Sie es entweder allen Vertragstypen oder einzelnen Vertragstypen zuordnen.
Kurzanzeige Vertragsinformationen
Durch das Bewegen des Cursors über das Infofeld [i] werden die wichtigsten Informationen des Vertrages in einem weissen Fenster angezeigt, inklusive den dazugehörenden Dokumenten. (der Vertrag selber, die AGB`s oder Schriftverkehr).
Mit einem Klick auf die Dokumentenbeschreibung (rot) wird das ausgewählte Dokument angezeigt.
Anmeldung
Nachdem sich ein Benutzer im System angemeldet hat, werden die nächsten fünf fälligen Verträge angezeigt, in denen dieser Benutzer als Zuständiger oder als Vertreter definiert wurde.
Die Anzeige des Kündigungsdatums erlaubt eine Einschätzung, wann Neuverhandlungen aufzunehmen sind.
Mit einem Klick auf den Vertrag (roter Text) werden die Vertragsdetails aufgerufen.
Grundlage für Budgetierungen und Analysen
Die eingegebenen Daten können leicht auf die Zukunft projiziert werden und die Vertragsverwaltungssoftware stellt die Aufwendungen und Erlöse übersichtlich sortiert nach Standort und Abteilung pro Kalenderjahr und Monat dar. Der Budgetierungsprozess vereinfacht sich dadurch und basiert auf exakten Daten.
Sämtliche Berichte der Vertragsverwaltungssoftware können für weitere Analyse und Berechnungen in Excel exportiert werden.
Synergien aufdecken
Gerade für Firmen mit mehreren Standorten vereinfacht die Vertragsverwaltungssoftware, Synergien aufzudecken.
Eine standortübergreifende Auflistung nach Vertragsarten erlaubt die Ermittlung von Lieferanten und Kosten.
Studien zufolge kann durch den Einsatz einer Vertragsverwaltungssoftwares bis zu 20% der jährlichen Beschaffungskosten gespart werden. Aber auch wenn sich in Ihrem Unternehmen nur 3% an Einsparpotential befindet, weil Sie schon gut organisiert sind, dürfte es die Frage des Return on Investments eines Vertragsverwamtungssoftwares beantworten.
Gewährleistung der Vertraulichkeit
Durch die Zuordnung der Verträge zu Abteilungen und Standorte wird sicher gestellt, dass die Mitarbeiter gemäss Benutzerprofil nur die Verträge einsehen können, die für ihre Arbeit relevant sind.
E-Mailbenachrichtigung
Die Vertragsverwaltungssoftware verschickt rechtzeitig E-Mailbenachrichtigungen über auslaufende Fristen an die zuständige Mitarbeiter. Somit können Verträge rechtzeitig neuverhandelt und eventuell gekündigt werden.
Zentralisierung der Daten
Durch die Zentralisierung der Vertragsdaten in einer Vertragsverwaltungssoftware wissen alle Mitarbeiter, wo Verträge und Vertragsvorlagen abgelegt sind und haben immer Zugriff auf die letzte Vertrags-Version.
Mitarbeiter mit Kontrollfunktionen im Unternehmen können schnell die Einhaltung der Verträge prüfen. Im Falle von Personalwechsel bleiben dem Unternehmen die Vertragsinformationen erhalten und neuen Mitarbeitern wird eine einfachen Übernahme gewährleistet.
Unverbindlich Testen
contract|alert kann flexibel in spezifische Unternehmensabläufe integriert werden und kann unverbindlich getestet werden.
Ausprobieren und überzeugen lassen – für einen aktuellen und umfassenden Überblick über sämtliche Verträge.
Sicherheitsaspekte im Vertragsmanagement
Nicht zuletzt spielen Sicherheitsaspekte eine bedeutende Rolle im Vertragsmanagement.
Die Software contract|alert verschlüsselt die eingegebenen Daten bei der Übertragung und bei der Abspeicherung.
Der Kennwortschutz und die Vergabe von speziellen IP-Berechtigungen schützen sensible Daten vor unerlaubtem Zugriff.
Die Vertragsmanagement Software speichert die Eingaben entweder auf einem firmeneigenen oder einem bereitgestellten Webserver mit Firewall-Überwachung ab. Investitionen in neue Hardware sind somit nicht zwingend erforderlich.
Import-/ Export-Modul
Durch das Datenimport-Modul (csv oder xls) werden die relevanten Vertragsinformationen zeitökonomisch in die Datenbank eingepflegt.
Firmenspezifische Felder können problemlos in die Eingabemaske der Vertragsmanagement Software integriert werden.
Zudem beinhaltet contract|alert ein Datenexport-Modul (html, csv oder xls) sowie Standardvorlagen für häufig benötigte Berichte, wie sie etwa bei Wirtschaftsprüfungen anfallen.
Durch das Datenimport-Modul (csv oder xls) werden die relevanten Vertragsinformationen zeitökonomisch in die Datenbank eingepflegt.
Firmenspezifische Felder können problemlos in die Eingabemaske der Vertragsmanagement Software integriert werden.
Zudem beinhaltet contract|alert ein Datenexport-Modul (html, csv oder xls) sowie Standardvorlagen für häufig benötigte Berichte, wie sie etwa bei Wirtschaftsprüfungen anfallen.
Webbasiert – dezentrale Eingabe
Vor allem die dezentrale Eingabe spricht für das edv-basierte Vertragsmanagement.
Die Software erfasst die eingegebenen Vertragsdaten geordnet nach Standorten und Kostenstellen.
Die zuständigen Mitarbeiter können dann auf diesen zentralen Datenpool mit speziell ausgestellten Berechtigungen zugreifen.
Software, die für Überblick sorgt
contract|alert archiviert Verträge und relevante Vertragsdaten auf einem zentralen Server.
Unternehmen unterschiedlicher Branchen verwenden für ihr Vertragsmanagement diese Software, um wichtige Vertragsinformationen zu bündeln.
Das vermittelt einen Überblick über auslaufende Fristen, Restwerte sowie unbefristete oder indexierte Verträge.
Damit schafft die Vertragsmanagement Software eine solide Datenbasis für Analysen und Budgetierungen.
Vertragsmanagement durch Software vereinfachen
contract|alert unterstützt Unternehmen aller Branchen in der Optimierung ihres Vertragsmanagements:
- Die Software archiviert Verträge in einer zentralen Datenbank.
- Per E-Mail erinnert sie stets termingerecht an vertraglich festgelegte Fristen und Verpflichtungen.
- Neuverhandlungen und Verlängerungen werden rechtzeitig in Angriff genommen
Sprachauswahl Deutsch / Englisch
20.11.2010
Im Login-Fenster steht Ihnen nun eine Sprachauswahl zu Verfügung. Die Auswahl der Sprache wird in Ihrem Benutzerprofil gespeichert und alle Erinnerungsemails werden entsprechend in der ausgewählten Sprache versendet.
Auswahl der farblichen Darstellung
20.11.2010
Neben unserem roten Layout steht Ihnen nun auch eine blaue Variante zur Verfügung. Auch diese Auswahl wird in Ihrem Nutzerprofil gespeichert.
Änderungsverlauf
20.11.2011
In der Vertragsdetailmaske befindet sich nun der Link „Änderungsverlauf“. Hier werden sämtliche Änderungen am Vertrag unter Angabe des Datums und des Benutzers protokolliert.
In den Benutzerprofilen ist dieses Recht standardmäßig lediglich dem Administrator vorbehalten. Sie können dieses Recht jedoch auch auf andere Benutzerprofile erweitern, Dafür rufen Sie das Benutzerprofil auf und setzen das Häkchen bei „Änderungsverlauf“ im Bereich der „Vertragsverwaltungs-Rechte“.
Die vorhandenen Informationen zum Zeitpunkt des Updates werden mit dem Datum des Updates und des Benutzers „Update“ vermerkt.
Neugestaltung der Vertragsfilter
14.09.2010
Der Vertragsfilter, der die Ansicht der Verträge sortiert, ist nun in einem Balken linkerseits untergebracht.
Folgende Funktionen wurden hinzugefügt:
Bei der Auswahl der Vertragspartner und Kostenstellen können Sie nun eine Mehrfachauswahl treffen, damit z.B. Verträge angezeigt werden, die mehreren Kostenstellen eines Standorts zugehören.
Ein neuer Filter „Pixel“ ist hinzugefügt worden. Die Vertragsliste wird nun in einem Scrollbereich angezeigt und Sie können – in Abhängigkeit der Größe Ihres Bildschirms – auf der Benutzer-Ebene bestimmen, wie viele Verträge pro Seite angezeigt werden sollten. Diese Einstellung brauchen Sie nur einmal vorzunehmen, sie wird dann im Benutzerprofil gespeichert.
Die farbliche Darstellung der Verträge haben wir leicht geändert. Die Bedeutung der Farben können Sie durch das Aufklappen des Filters „Status“ nachschauen. So brauchen Sie die Farben nicht auswendig lernen.
Die einzelnen Filter zeigen an, ob Sie „alle“ Kriterien ausgewählt oder eine „Auswahl“ der verfügbaren Optionen getroffen haben.
Kurzanzeige Vertragsinformationen
14.09.2010
Die Kurzanzeige gibt Ihnen die wichtigsten Vertragsinformationen an, ohne dass der Vertrag komplett aufgerufen werden muss, z.B. Notizen oder die Beschreibung der anhängenden Vertragsdokumente. Von dort können Sie direkt das gesuchte Dokument abrufen.
Die Kurzanzeige erscheint, indem Sie den Cursor über das Feld z
iehen. Ohne das aufgehende Fenster schließen zu müssen, können Sie von einem Vertrag zum anderen springen, wenn Sie den Cursor sich auf das nächste Kurzanzeige-Feld bewegen.
Status-Anzeige der Email-Erinnerungen
14.09.2010
Der Email-Erinnerungsstatus wird nun auch in der Vertragsliste mit unterschiedlich gefärbten Email-Bildern angezeigt. Dies vereinfacht die Prüfung nach einer Vertrags-Neuanlage. Wenn Sie den Cursor über das Email-Bild bewegen, werden weitere Informationen angezeigt.
Die Bedeutung der Farben sind wie folgt:
| Grün | Info-Mail startet am xx.xx.xxxx |
| Rot | Info-Mail inaktiv |
| Blau | Info-Mail startete am xx.xx.xxxx – Info-Mail aktiv |
| Lila | Kündigungsfrist überschritten am xx.xx.xxxx |
| Schwarz | Folgevertrag wurde angelegt – oder: |
| Vertrag läuft aus. |
Löschung Einstellungen
14.09.2010
Bei der Benutzerverwaltung besteht das Prinzip, dass bei Löschung eines Mitarbeiters die zugeordneten Verträgen automatisch an einen neuen Mitarbeiter zugeordnet werden müssen.
Dieses Prinzip haben wir nun auf folgende Bereiche erweitert:
Vertragstypen, Benutzerkategorien, Vertragspartner, Ansprechpartner, Anreden, Standorte, Kostenstellen, Währungen und Vertrags-Sonderfelder (nur Adaptable-Version).
Prüfen Sie auch in Ihrer Datenbank die aktiven Benutzerprofile, wer überhaupt Einstellungen löschen darf. Wir empfehlen: Nur der Administrator.
Browseroptimierung
14.09.2010
Die Anzeige bestimmter Felder war in den Browsern Opera, Safari und Chrome nicht ideal. Dies wurde nun behoben
Freitext-Suchfeld
20.04.2010
Als zusätzlicher Filter wurde ein Freitext -Suchfeld in die Vertragsliste integriert, die innerhalb der Vertragseckdaten sowie der Vertragspartnerdaten sucht. Somit können Verträge noch schneller gefunden bzw. angezeigt werden.
Beispiel: Wenn Sie im Freitext-Suchfeld den Name eines Mitarbeiters eingeben, werden sämtliche aktiven Verträge angezeigt, in denen der Mitarbeiter als Zuständige oder als Vertreter definiert worden ist.
Revisionssicherheit
20.04.2010
Vertragsdaten und Einstellungen konnten noch nie gelöscht, aber als gelöscht markiert werden. Dieses Prinzip haben wir nun auf die Dateianhänge erweitert. Somit bleiben alle einmal eingegebene Daten einsehbar.
Bei Löschung einer Datei wird diese nun auch in rot markiert und kann mittels der Option „gelöschte Einträge“ angezeigt werden. Die Vertragsdateien können wie üblich am Bildschirm angezeigt werden.
Gelöschte Dateien werden bei einem Datenexport (Adaptable-Version) nicht exportiert.
Editieren von Dateibeschreibungen
20.04.2010
Die beim Hochladen eingegebene Dateibeschreibung können Sie nun ändern, falls die Beschreibung undeutlich bzw. falsch ist.
Datenimport
06.01.2010
Seit Dezember 2009 besteht die Möglichkeit, Vertragsdaten, die sich meistens schon in Worksheets befinden, in contract|alert zu importieren. Informationen wie Firmendaten, Ansprechpartner, Standorte, Kostenstellen sowie die Vertragsdaten können nun in CSV-Format importiert werden.
Die CSV-Dateien werden mittels eines von uns zur Verfügung gestellten Worksheets generiert, damit die Kunden-Daten lediglich in die korrekten Spalten zu kopieren sind.
Minimum Anforderung an neuen Passwörter
08.09.2009
Bei der Anlage eines neuen Passwortes erfolgt nun eine Prüfung. Das Passwort sollte aus mindestens 8 Zeichen bestehen und mindestens eine Zahl und einen Buchstaben enthalten
Automatische Passwort-Änderung
08.09.2009
Zum Thema Sicherheit wurde eine zusätzliche Funktion eingebaut: ab sofort wird vom System das Passwort eines Benutzers automatisch abgeändert, wenn ein Benutzer sich dreimal in Folge mit einem falschen Passwort angemeldet hat. Anschließend wird er automatisch auf die Hauptseite von contract-alert weitergeleitet.
Das neue Passwort können Sie nun über die Password-Abfrage auf der Login-Seite (Link: „Haben Sie Ihr Password vergessen?“) verschicken lassen. Geben Sie dafür Ihren Benutzernamen ein und Ihr neues Passwort wird an Ihre im Profil gespeicherte E-Mailadresse geschickt. Bitte ändern Sie dieses Passwort nach Erhalt wieder ab.
Willkommensseite und Direktzugang
03.03.2009
Auf der Willkommensseite finden Sie nun automatisch die fünf nächsten fälligen Verträge mit dem Status „Vertrag läuft…“, in denen Sie entweder als Zuständiger oder als Vertreter definiert sind.
Somit werden Sie nicht erst mit der Erinnerungsmail über den Vertragsablauf informiert, sondern können schon früher die notwendigen Termine planen.
Der Direktzugang erlaubt es Ihnen, unmittelbar nach der Anmeldung in die Vertrags-Neuanlagemaske oder die Vertragsliste zu gelangen. Sie können so schneller die gewünschten Funktionen abrufen und eine Menu-Navigation wird überflüssig.
Mit einem Klick auf die Vertragsbeschreibung gelangen Sie sofort in die Vertragsmaske des betreffenden Vertrages. Haben Sie sich dort eingeklickt, erscheint in der Vertragsmaske ebenso der Link zurück zur Willkommensseite.
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